CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE NELLA GESTIONE DOCUMENTALE INFORMATICA

La classificazione è una funzione cruciale per la gestione documentale che consente di trasformare un insieme di documenti in una struttura organizzata di fascicoli e di recuperarli in modo efficiente. In ambiente digitale, inoltre, consente di guidare la costruzione dell’archivio informatico. L’organizzazione dei documenti è definita nel piano di classificazione che ne guida la sedimentazione secondo le funzioni dell’ente e non in base al suo organigramma.

Le attività di classificazione e fascicolazione, strettamente connesse, consentono di collocare il documento, dal momento della sua formazione, nell’unità archivistica di riferimento, generalmente identificata nel fascicolo.

La corretta organizzazione dei documenti all’interno di un fascicolo informatico permette inoltre di ottemperare agli obblighi di trasparenza ed accesso consentendo al cittadino di consultare documenti correttamente organizzati a supporto di una determinata attività amministrativa.

Le attività di classificazione e fascicolazione riguardano tutti i documenti che entrano a far parte del sistema documentario di una P.A. (ricevuti, spediti e interni) e coinvolgono tutti gli uffici di un ente, in particolar modo i responsabili di procedimento amministrativo.

Il corso analizzerà le modalità e gli strumenti per la classificazione e fascicolazione dei documenti, tenendo conto di norme e prassi, alla luce anche del sistema sanzionatorio previsto dal CAD e dal Piano Triennale per l’Informatica nella P.A.

• I riferimenti normativi su classificazione e fascicolazione DPR 445/2000 (TUDA) – DLGS 82/2005 (CAD)
• I requisiti del sistema di gestione documentale
• Le previsioni di Linee guida Agid sul documento informatico e Vademecum Agid
• Le attività di classificazione e fascicolazione
• La classificazione
• La classificazione nelle linee guida
• La classificazione e organizzazione dei documenti in archivio
• Le finalità e benefici della classificazione
• Il Titolario o Piano di classificazione
• Il piano di classificazione per i Comuni e altri proposti dalla Direzione Generale archivi
• Come classificare i documenti
• L’aggiornamento del titolario
• La fascicolazione
• La costruzione di un corretto sistema di archivio mediante la fascicolazione
• L’aggregazione e organizzazione dei documenti mediante la fascicolazione
• Il fascicolo e fascicolazione
• La fascicolazione archivistica: valore pratico e valore culturale
• Le origini della fascicolazione: il R.D. 35/1900 e gli anni ‘60
• La fascicolazione oggi
• La differenza fra fascicoli digitali e cartacei
• I fascicoli ibridi e fascicoli informatici
• Le aggregazioni documentali informatiche: fascicoli e serie
• La categorizzazione dei fascicoli nelle Linee Guida e nel Vademecum
• La fascicolazione nel sistema di gestione documentale
• La fascicolazione cartacea e digitale in pratica
• L’apertura di un fascicolo
• Cosa inserire nel fascicolo
• Criteri per organizzare la fascicolazione
• L’oggetto del fascicolo
• I metadati delle aggregazioni documentali informatiche
• La gestione e chiusura dei fascicoli
• I sottofascicoli
• La repertoriazione dei fascicoli
• Il Piano di organizzazione delle aggregazioni documentali
• Gli archivi digitali e analogici differenze a analogie
• Lo sfoltimento, archiviazione e scarto dei fascicoli
• Lo scarto nell’archivio analogico e digitale
• Il diritto di accesso al fascicolo
• Il manuale di gestione documentale – contenuti e allegati legati a classificazione e fascicolazione
• Il piano Triennale per l’Informatica nella P.A., attività di controllo di Agid e sanzioni per le P.A. inadempienti

MODALITA’ DI PARTECIPAZIONE

Il corso può essere fruito in modalità on-line in diretta oppure può essere acquistato anche per la fruizione in differita della registrazione: la scelta della modalità di fruizione deve essere indicata sulla scheda di iscrizione e può essere modificata tramite comunicazione alla Segreteria Organizzativa fino a 7 giorni prima del corso.

CREDENZIALI DI ACCESSO E LINK DEL CORSO

Due giorni prima della diretta verranno inviate ai nuovi partecipanti le credenziali per accedere all’Area Riservata CALDARINIeassociati dove verrà inserito il link del corso: chi ha già partecipato ad altri nostri corsi possiede già le credenziali e troverà il corso visibile nella propria “dashboard”.

STRUMENTAZIONE NECESSARIA

Il corso è fruibile da PC o tablet, è consigliata la webcam ma non è indispensabile; per poter porre domande oralmente occorre il microfono, altrimenti si potranno fare domande tramite chat.

REQUISITI TECNICI PER CONNESSIONE INTERNET

Si consiglia di avere una connessione internet “stabile”.
I requisiti minimi di sistema per poter accedere al corso on-line sono i seguenti:

• Browser: Chrome, Firefox, Edge, Safari
• Sistema operativo: Windows 7 o superiori, MacOS 10.9 o superiori

In caso di assenza il giorno del corso è possibile, a seguito di richiesta (tramite mail a segreteria@caldarinieassociati.it prima della diretta), lo spostamento alla fruizione del corso registrato in differita, con possibilità di visione per 90 giorni.

Sono previste CONDIZIONI AGEVOLATE per le iscrizioni di minimo 2 partecipanti per Ente; contattare la segreteria organizzativa tel 0522.337678 o segreteria@caldarinieassociati.it

Gli importi si intendono + iva 22 %; se la fattura è intestata ad Ente pubblico, la quota è esente iva ai sensi dell’art. 10, DPR 633/72 e successive  modificazioni e all’importo si somma la rivalsa di 2 euro della marca da bollo. 

MODALITÀ DI PAGAMENTO

Ente pubblico – il pagamento dovrà avvenire entro 30 giorni e copia di Determina o Buono ordine o altro impegno dovrà essere trasmessa prima del corso alla segreteria organizzativa.

Azienda privata o persona fisica che partecipa al corso a titolo personale – il pagamento dovrà avvenire prima del corso e copia della ricevuta del bonifico dovrà essere trasmessa alla segreteria organizzativa.

Note per sconti e promozioni

1. ABBONAMENTO CORSI: sono previste condizioni agevolate per le iscrizioni multiple, contattare la segreteria organizzativa tramite tel. 0522.337678 o e-mail a segreteria@caldarinieassociati.it; per Abbonamenti sottoscritti prima del 1/04/20, 1 ingresso corrisponde ad 1 partecipante.
2. La registrazione, per chi sceglie il corso in differita, è fruibile previa attivazione del corso, dal terzo giorno successivo alla diretta. (In caso di problematiche audio e video durante la diretta, che ne limitano la qualità, il corso in differita non potrà essere acquistato).
3. La stessa quota è valida per tutti gli altri Enti diversi dai Comuni con un numero di dipendenti assunti minore di 20.
4. Iscrizioni multiple: sono previste condizioni agevolate per le iscrizioni di minimo due partecipanti per Ente; contattare la segreteria organizzativa tramite tel. 0522.337678 o e-mail a segreteria@caldarinieassociati.it
5. Pacchetto Speciale Differita: prevede l’accesso al corso online in differita di un numero massimo di 100 dipendenti dell’Ente per un massimo di 90 giorni alla quota complessiva indicata.

Segreteria organizzativa
tel 0522.337678
e-mail segreteria@caldarinieassociati.it