LINEE GUIDA SUI DOCUMENTI INFORMATICI – novità e adempimenti per la nuova scadenza del 1 gennaio 2022

  • Data/e
    lunedì 20 settembre 2021
  • Orario
    9.00-13.00
  • Sede
    VIDEOCONFERENZA IN DIRETTA

Docente

SABRINA CATANI

Funzionario Ente locale, specializzata in archivistica informatica, esperta in gestione documentale, conservazione, processi di dematerializzazione e creazione di iter informatici  e privacy, autrice di pubblicazioni in materia.
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Responsabili ed addetti alla gestione documentale ed archivi, dipendenti coinvolti nella dematerializzazione di processi amministrativi, nella produzione, ricezione, gestione e conservazione di documenti informatici, nella protezione dei dati personali, dipendenti della P.A. in generale.

AGID, a seguito di approfondita analisi e viste le numerose richieste di modifica provenienti da associazioni di categoria e amministrazioni, in particolare riguardo l’Allegato 5 – Metadati e l’Allegato 6 – Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati, ha provveduto all’aggiornamento di tali allegati nonché alla correzione di alcuni refusi nel testo delle Linee guida. Per consentire l’adeguamento alle modifiche introdotte è stata spostata dal 7 giugno 2021 al 1° gennaio 2022 la nuova data relativa all’obbligo di adozione delle Linee guida.

La proroga della data di adozione lascia più tempo alle pubbliche amministrazioni per l’adeguamento rispetto ai diversi adempimenti contenuti nelle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici  adottate dall’Agenzia per l’Italia Digitale, che dovranno comunque essere affrontati e rispettati entro la nuova scadenza prevista.

Ne consegue che, tutte le P.A. sono chiamate ad aggiornare gli atti organizzativi, i manuali, le procedure ed i sistemi tecnologici rispetto alle novità introdotte. Il manuale di gestione documentale, in special modo, dovrà essere aggiornato e razionalizzato e si potrà cogliere l’occasione per rivedere o approvare per la prima volta, seppur con ritardo, questo strumento obbligatorio.

Durante il corso verranno analizzati il contenuto e soprattutto le novità delle Linee guida (i metadati obbligatori e facoltativi, la certificazione di processo, i formati, ecc.) per fornire gli strumenti per aggiornare  i sistemi di gestione e conservazione dei documenti della P.A. e trattare con sicurezza i dati e le informazioni  in armonia con il regolamento europeo sulla protezione dei dati personali – GDPR. L’aggiornamento alle nuove linee guida non riguarda solo le attività legate all’ufficio protocollo o al sistema di gestione documentale, ma richiede un adeguamento in termini informatici dei procedimenti e dei processi e pertanto coinvolge tutti gli uffici di una pubblica amministrazione.

  • Le norme sulla P.A. digitale
  • Le linee guida: analisi e natura
    • principi generali
    • soggetti interessati
    • applicabilità a privati
  • Le novità introdotte dalle linee guida:
    • le modalità di ricezione dei documenti, cosa accettare o rifiutare
    • formati di file e riversamento
    • metadati obbligatori e facoltativi del documento informatico, del documento amministrativo informatico e delle aggregazioni documentali informatiche
    • la valutazione di interoperabilità
    • la certificazione di processo
    • obblighi di classificazione e fascicolazione dei documenti
    • le aggregazioni documentali informatiche
    • requisiti minimi di sicurezza e protezione dei dati personali
    • rapporto con i fornitori
    • selezione e scarto dei documenti informatici
  • Il documento informatico e il suo ciclo di vita:
    • caratteristiche del documento informatico
    • formazione: le 4 modalità di formazione dei documenti informatici in teoria e in pratica
    • immodificabilità e integrità
    • gestione
    • trasmissione
    • conservazione
  • I documenti amministrativi informatici e la loro gestione: obblighi organizzativi, procedurali e tecnologici
    • adeguamento del sistema di gestione documentale
    • registrazione informatica dei documenti e segnatura di protocollo
    • classificazione e fascicolazione dei documenti
    • aggregazioni documentali informatiche e archivio informatico (fascicoli, serie e repertori informatici)
    • piano di conservazione: tempi di conservazione e scarto dei documenti
    • ricognizione e struttura degli archivi
    • misure di sicurezza dei dati e delle informazioni
    • il rapporto con la normativa sui dati personali
  • Aggiornamento del Manuale di gestione: cosa prevedono le linee guida
  • Le figure della conservazione – conservatori interni o esterni
  • Il contenuto del manuale di conservazione

Il corso è erogato in modalità videoconferenza in diretta.

Le istruzioni per accedere alla piattaforma verranno inviate al momento dell’attivazione del corso, tramite una e-mail con un link dal quale si potrà scaricare l’applicativo che permetterà di accedere all’aula virtuale il giorno del corso (consigliamo l’accesso almeno 10 minuti prima).

Il corso è fruibile da PC o tablet e non occorre la webcam; per poter porre domande oralmente occorre il microfono, altrimenti si potranno porre le domande tramite chat.

Si consiglia di  avere una connessione internet “stabile”.
I requisiti minimi di sistema per poter accedere alla videoconferenza sono i seguenti:

  • Browser: Chrome, Firefox, Edge, Safari
  • Sistema operativo: Windows 7 o superiori, MacOS 10.9 o superiori

Durante  la videoconferenza in diretta (a differenza di quanto avviene nei webinar gratuiti), sarà possibile interagire con il docente e porre domande (premendo il tasto “alza la mano”, il docente attiverà il vostro microfono e potrete porre la domanda); per chi non fosse dotato di microfono, è comunque possibile porre domande scritte durante il corso tramite apposita chat.

Il corso è corredato di materiale didattico accessibile dall’area riservata  CALDARINI&associati, utilizzando le credenziali che verranno inviate tramite e-mail contestualmente all’attivazione del corso.

Nei giorni successivi al corso, sempre nell’area riservata, verrà resa disponibile la registrazione, fruibile per 30 giorni.

Durante il corso in modalità videoconferenza è possibile interagire con il docente e porre domande in diretta (premendo il tasto “alza la mano”, verrà attivato il vostro microfono e potrete porre la domanda); per chi non fosse dotato di microfono, è comunque possibile porre domande scritte durante il corso tramite apposita chat.

E’ possibile anche anticipare quesiti al docente tramite invio a segreteria@caldarinieassociati.it , nonché inviarne nei giorni successivi al corso.

Il corso è a numero chiuso, le iscrizioni saranno accettate in ordine di arrivo.

Iscrizioni entro il 13/09/211 Iscrizioni dopo il 13/09/21
Enti pubblici e Privati € 260 € 320
Piccoli Comuni
(fino 8.000 ab.)
€ 200 € 260
Ingresso con
Abbonamento  sottoscritto prima del 31/03/2020 
1 ingresso = 1 partecipante 1 ingresso = 1 partecipante
Ingresso con
Abbonamento sottoscritto dopo il 1/04/20202

4 ore/uomo = 1 partecipante 4 ore/uomo = 1 partecipante
Gli importi si intendono + iva 22 %; se la fattura è intestata ad Ente pubblico, la quota è esente iva ai sensi dell’art. 10, DPR 633/72 e successive  modificazioni e all’importo si somma la rivalsa di 2 euro della marca da bollo. 

 

LE QUOTE COMPRENDONO  accesso alla diretta del corso, materiale didattico in formato elettronico e accesso all’Area riservata CALDARINI&associati.

Ente pubblico – il pagamento dovrà avvenire entro 30 giorni e copia di Determina o Buono ordine o altro impegno dovrà essere trasmessa prima del corso alla segreteria organizzativa.

Azienda privata o persona fisica che partecipa al corso a titolo personale – il pagamento dovrà avvenire prima del corso e copia della ricevuta del bonifico dovrà essere trasmessa alla segreteria organizzativa.

Note per sconti e promozioni

  1. Le iscrizioni pervenute fino al 13 settembre usufruiscono di una quota agevolata
  2. ABBONAMENTO CORSI sono previste condizioni agevolate per le iscrizioni multiple, contattare la segreteria organizzativa tramite tel. 0522.337678 o e-mail a segreteria@caldarinieassociati.it

Codici-prodotto MEPA per quote di partecipazione corsi a catalogo (clicca qui)

Segreteria organizzativa
tel 0522.337678
e-mail segreteria@caldarinieassociati.it