LA DIGITALIZZAZIONE DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI E DEI FLUSSI DOCUMENTALI

La digitalizzazione dei procedimenti amministrativi è la grossa sfida che devono fronteggiare le pubbliche amministrazioni. Essa passa necessariamente attraverso un ripensamento del flusso dei documenti e dei dati che concorrono a realizzare ogni singolo procedimento. Per fare ciò è necessario che ciascun dipendente abbia la formazione necessaria per affrontare problematiche che vanno dal documento digitale, alla gestione documentale e dei fascicoli digitali, cartacei o ibridi, al valore probatorio dei documenti informatici e alle nuove modalità di comunicazione con l’utenza.

È passato ormati tantissimo tempo dall’emanazione dei DPCM del 2013 e 2014 atti a normare le fasi di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Molto è accaduto in questi anni dal punto di vista normativo: il Regolamento Eidas, il GDPR sulla protezione dei dati personali, la normativa novellata sull’accessibilità e fruibilità dei documenti, la figura del Responsabile della Transizione Digitale e del nuovo modello di Governance dei processi nella PA e successive modifiche sul codice dell’amministrazione digitale.

Il nuovo Regolamento Europeo del Parlamento e del Consiglio 2024/1183 (eIDAS 2.0) introduce tra le principali novità il portafoglio europeo di identità digitale (European Digital Identity Wallet), la revisione e l’ampliamento dei servizi fiduciari stabiliti nel regolamento originario, i servizi di archiviazione elettronica di dati e documenti elettronici, la registrazione di dati elettronici in un registro elettronico, il rilascio e la convalida di attestati elettronici di attributi, la gestione di dispositivi per la creazione di una firma elettronica a distanza o di dispositivi per la creazione di un sigillo elettronico a distanza.

Il portafoglio europeo di identità digitale insieme all’attestazione elettronica di attributi rende disponibili scenari operativi e di interazione con il cittadino innovativi e variegati visto che disporre di questa identità apre una serie di opportunità per la resa di servizi in rete moderni e integrati.

A livello Europeo vengono riconosciuti gli effetti giuridici e dell’ammissibilità come prova in giudizio di dati e documenti elettronici conservati mediante un servizio di archiviazione elettronica per i quali l’utilizzo di un prestatore di servizi fiduciari qualificato garantisce che i documenti e i dati conservati godono della presunzione di integrità e autenticità per tutto il periodo di conservazione con i relativi vantaggi legali in termini probatori.

In questi anni è molto mutato il contesto tecnologico: il diffondersi del cloud che già sembra cedere il passo alle evoluzioni edge, il proliferare delle APP, la nascita del punto di accesso unico ai servizi della PA IO e tanto altro.

Qualche anno fa l’emergenza Covid ha messo ancora più in luce la necessità di una PA basata sui paradigmi del digital first, e once only: uno sportello unico erogatore di servizi al cittadino in modalità sempre più digitale.

Con la pubblicazione sul sito di AGID delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici dell’11 settembre 2020, la gestione complessiva del ciclo di vita del documento informatico viene descritta in un “corpo unico” comprendente fasi e materie prima disciplinate separatamente.

Allo stesso tempo vengono armonizzate nel testo delle linee guida tutte le normative e le novità tecnologiche sopra citate.

Il presente corso di natura e dal taglio prettamente operativo descrive in maniera completa tutte le fasi del ciclo di vita dei documenti e dei fascicoli informatici, dalla formazione alla protocollazione, gestione, conservazione e eventuale scarto evidenziando le novità, gli obblighi e le responsabilità del novellato panorama normativo nella digitalizzazione dei procedimenti e dei flussi documentali.

Il webinar è consigliato oltre che ai dipendenti degli uffici di protocollo ed archivio, a tutti i funzionari e istruttori in quanto i flussi documentali riverberano inevitabilmente i loro effetti sui procedimenti amministrativi ed in generale sui processi della PA.

• Introduzione: il quadro normativo, il codice dell’amministrazione digitale, il regolamento Eidas 2.0, le Linee Guida AGID 11/09/2020.
• Concetti della PA digitale, reingegnerizzazione dei processi e dei flussi documentali.
• I sistemi informativi nella PA.
• Dalla dematerializzazione alla digitalizzazione dei servizi.
• Metodologie di analisi dei flussi informativi.
• Introduzione a eIDAS: concetti di base, storia, scopo ed ambito normativo.
• EuDI Wallet e attestazione elettronica di attributi: descrizione degli strumenti, scopo e funzionamento, nel sistema eIDAS 2.0.
• Evoluzione verso Eidas 2.0 le nuove disposizioni e i nuovi servizi.
• eArchiving: il concetto europeo di archiviazione elettronica e l’architettura di riferimento per la conservazione dei documenti elettronici.
• Principi generali sui documenti informatici e formazione dei documenti: la produzione di documenti, i formati, i metadati, i documenti amministrativi informatici, l’immodificabilità dei documenti e l’uso del sigillo elettronico, l’indipendenza dal supporto, duplicato informatico, copia informatica di documento analogico, copia analogica di documento informatico valenza giuridico-probatoria, il ruolo dell’impronta informatica di un documento. La produzione delle copie conformi e l’attestazione di conformità per raffronto o per processo, la conformità delle copie massive di documenti e la certificazione di processo.
• Gestione di documenti cartacei ed informatici, le aree organizzative omogenee, la registrazione e la segnatura di protocollo, la modifica dei dati di registrazione e l’annullamento: quando e come applicarli. La classificazione dei documenti ed il titolario.
• Casi particolari di protocollazione.
• Valutazione di interoperabilità per la scelta dei formati.
• Regole di visibilità e protezione dei dati e della privacy.
• Responsabile della gestione documentale e il coordinatore della gestione documentale concetti, compiti e responsabilità.
• Aspetti organizzativi e suddivisione delle responsabilità: l’interlavoro tra Il Responsabile della gestione documentale, il Responsabile per la Transizione Digitale, Il Responsabile della Protezione dei dati ed il responsabile della Conservazione.
• Manuale di gestione documentale: redazione, contenuto e natura normativa di un atto fondamentale per tutte le PA, la pubblicazione in amministrazione trasparente.
• Piano di sicurezza dei documenti informatici e la notifica dei data breach al Garante per la Protezione dei Dati.
• Regole di visibilità e protezione dei dati e della privacy.
• Esempi, sentenze e casi particolari di protocollazione.
• Fascicolo informatico, le serie, le aggregazioni documentali e i fascicoli ibridi.
• Modalità di presentazione delle istanze: la validità e l’autenticità delle trasmissioni delle istanze (Inter PA, Intra PA e tra cittadini/aziende e PA), il sistema pubblico di Sistema Pubblico per la gestione dell’Identità Digitale (SPID).
• 3 fasi di un archivio: corrente, di deposito e storica…cosa cambia operativamente.
• Conservazione dei documenti: gli obblighi, le figure responsabili, gli impatti organizzativi ed operativi, il valore legale della conservazione.
• Responsabile della conservazione: compiti e responsabilità.
• Il manuale di conservazione: un manuale di processo, la pubblicazione del manuale.
• Conservazione in outsourcing: come scegliere un conservatore esterno e stipulare un capitolato di appalto per i documenti cartacei ed elettronici.
• Regolamento AGID sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti Informatici approvato con determinazione n. 455/2021: la fine dell’accreditamento dei conservatori per la PA.
• Gestione documentale in cloud e la conservazione in cloud: un approccio moderno opportunità e rischi.

MODALITA’ DI PARTECIPAZIONE

Il corso può essere fruito in modalità on-line in diretta oppure può essere acquistato anche per la fruizione in differita della registrazione: la scelta della modalità di fruizione deve essere indicata sulla scheda di iscrizione e può essere modificata tramite comunicazione alla Segreteria Organizzativa fino a 7 giorni prima del corso.

CREDENZIALI DI ACCESSO E LINK DEL CORSO

Due giorni prima della diretta verranno inviate ai nuovi partecipanti le credenziali per accedere all’Area Riservata CALDARINIeassociati dove verrà inserito il link del corso: chi ha già partecipato ad altri nostri corsi possiede già le credenziali e troverà il corso visibile nella propria “dashboard”.

STRUMENTAZIONE NECESSARIA

Il corso è fruibile da PC o tablet, è consigliata la webcam ma non è indispensabile; per poter porre domande oralmente occorre il microfono, altrimenti si potranno fare domande tramite chat.

REQUISITI TECNICI PER CONNESSIONE INTERNET

Si consiglia di avere una connessione internet “stabile”.
I requisiti minimi di sistema per poter accedere al corso on-line sono i seguenti:

• Browser: Chrome, Firefox, Edge, Safari
• Sistema operativo: Windows 7 o superiori, MacOS 10.9 o superiori

In caso di assenza il giorno del corso è possibile, a seguito di richiesta (tramite mail a segreteria@caldarinieassociati.it prima della diretta), lo spostamento alla fruizione del corso registrato in differita, con possibilità di visione per 90 giorni.

Sono previste CONDIZIONI AGEVOLATE per le iscrizioni di minimo 2 partecipanti per Ente; contattare la segreteria organizzativa tel 0522.337678 o segreteria@caldarinieassociati.it

Gli importi si intendono + iva 22 %; se la fattura è intestata ad Ente pubblico, la quota è esente iva ai sensi dell’art. 10, DPR 633/72 e successive  modificazioni e all’importo si somma la rivalsa di 2 euro della marca da bollo. 

MODALITÀ DI PAGAMENTO

Ente pubblico – il pagamento dovrà avvenire entro 30 giorni e copia di Determina o Buono ordine o altro impegno dovrà essere trasmessa prima del corso alla segreteria organizzativa.

Azienda privata o persona fisica che partecipa al corso a titolo personale – il pagamento dovrà avvenire prima del corso e copia della ricevuta del bonifico dovrà essere trasmessa alla segreteria organizzativa.

Note per sconti e promozioni

1. ABBONAMENTO CORSI – sono previste condizioni agevolate per le iscrizioni multiple, contattare la segreteria organizzativa tramite tel. 0522.337678 o e-mail a segreteria@caldarinieassociati.it; per Abbonamenti sottoscritti prima del 1/04/20, 1 ingresso corrisponde ad 1 partecipante.
2. La registrazione, per chi sceglie il corso in differita, è fruibile previa attivazione del corso, dal terzo giorno successivo alla diretta. (In caso di problematiche audio e video durante la diretta, che ne limitano la qualità, il corso in differita non potrà essere acquistato).
3. La stessa quota è valida per tutti gli Enti con un numero di dipendenti assunti minore di 30.
4. Pacchetto Speciale Diretta: prevede la partecipazione al corso on-line in diretta di un numero massimo di 20 partecipanti per Ente alla quota complessiva indicata.
5. Pacchetto Speciale Differita: prevede l’accesso al corso online in differita di un numero illimitato di dipendenti dell’Ente per un massimo di 90 giorni alla quota complessiva indicata.
6. Sono previste condizioni agevolate per le iscrizioni di minimo due partecipanti per Ente; contattare la segreteria organizzativa tramite tel. 0522.337678 o e-mail a segreteria@caldarinieassociati.it

Segreteria organizzativa
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