GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI E DEI FASCICOLI

È passato ormai tantissimo tempo dall’emanazione dei DPCM del 2013 e 2014 atti a normare le fasi di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Molto è accaduto in questi anni dal punto di vista normativo: il Regolamento Eidas (ora novellato nel cosiddetto Eidas 2.0) , il GDPR sulla protezione dei dati personali, la normativa novellata sull’accessibilità e fruibilità dei documenti, la figura del Responsabile della Transizione Digitale e del nuovo modello di Governance dei processi nella PA e successive modifiche sul codice dell’amministrazione digitale.

Come sempre ancora più velocemente è cambiato il contesto tecnologico: il diffondersi del cloud che già sembra cedere il passo alle evoluzioni edge, il proliferare delle APP, la nascita del punto di accesso unico ai servizi della PA IO e tanto altro.

Con la pubblicazione sul sito di AGID delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici dell’11 settembre 2020, la gestione complessiva del ciclo di vita del documento informatico viene descritta in un “corpo unico” comprendente fasi e materie prima disciplinate separatamente.

Allo stesso tempo vengono armonizzate nel testo delle linee guida tutte le normative e le novità tecnologiche sopra citate.

Il presente corso di natura e dal taglio prettamente operativo descrive in maniera completa tutte le fasi del ciclo di vita dei documenti e dei fascicoli informatici, dalla formazione alla protocollazione, gestione, conservazione e eventuale scarto evidenziando le novità, gli obblighi e le responsabilità del novellato panorama normativo nella digitalizzazione dei procedimenti e dei flussi documentali. Viene in particolare dettagliata la modalità di scrittura del manuale di gestione documentale e della conservazione e l’applicazione di essi all’interno dei processi della PA.

Il corso è consigliato oltre che ai dipendenti degli uffici di protocollo ed archivio, a tutti i funzionari e istruttori in quanto i flussi documentali riverberano inevitabilmente i loro effetti sui procedimenti amministrativi ed in generale sui processi della PA.

• Introduzione: il quadro normativo, la natura vincolante delle Linee Guida AGID 11/09/2020, l’entrata in vigore ed i termini di applicabilità di adeguamento.
• I concetti della PA digitale, reingegnerizzazione dei processi e dei flussi documentali.
• I sistemi informativi nella PA.
• Dalla dematerializzazione alla digitalizzazione dei servizi.
• Il regolamento Eidas 2.0 novità e implicazioni per la PA.
• I principi generali sui documenti informatici e formazione dei documenti: la produzione di documenti, i formati, i metadati, i documenti amministrativi informatici, l’immodificabilità dei documenti e l’uso del sigillo elettronico, l’indipendenza dal supporto, duplicato informatico, copia informatica di documento analogico, copia analogica di documento informatico valenza giuridico-probatoria, il ruolo dell’impronta informatica di un documento. La produzione delle copie conformi e l’attestazione di conformità per raffronto o per processo, la conformità delle copie massive di documenti e la certificazione di processo.
• La gestione di documenti cartacei ed informatici, le aree organizzative omogenee, la registrazione e la segnatura di protocollo, la modifica dei dati di registrazione e l’annullamento: quando e come applicarli. La classificazione dei documenti ed il titolario.
• Il responsabile della gestione documentale : compiti e responsabilità.
• Il manuale di gestione documentale: redazione, contenuto e natura normativa di un atto fondamentale per tutte le PA, la pubblicazione in amministrazione trasparente.
• Il piano di sicurezza dei documenti informatici.
• I casi particolari di protocollazione.
• La valutazione di interoperabilità per la scelta dei formati.
• Le regole di visibilità e protezione dei dati e della privacy.
• Il responsabile della gestione documentale e il coordinatore della gestione documentale concetti, compiti e responsabilità.
• Gli aspetti organizzativi e la suddivisione delle responsabilità: l’interlavoro tra Il Responsabile della gestione documentale, il Responsabile per la Transizione Digitale, Il Responsabile della Protezione dei dati ed il responsabile della Conservazione.
• Le regole di visibilità e protezione dei dati e della privacy.
• Esempi, sentenze e casi particolari di protocollazione.
• Il fascicolo informatico, le serie, le aggregazioni documentali e i fascicoli ibridi.
• Le modalità di presentazione delle istanze: la validità e l’autenticità delle trasmissioni delle istanze (Inter PA, Intra PA e tra cittadini/aziende e PA).
• Le 3 fasi di un archivio: corrente, di deposito e storica…cosa cambia operativamente.
• La conservazione dei documenti: gli obblighi, le figure responsabili, gli impatti organizzativi ed operativi, il valore legale della conservazione.
• Il responsabile della conservazione: compiti e responsabilità.
• Il manuale di conservazione: un manuale di processo, la pubblicazione del manuale.
• La conservazione in outsourcing: come scegliere un conservatore esterno e stipulare un capitolato di appalto per i documenti cartacei ed elettronici.
• Il Regolamento AGID sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti Informatici approvato con determinazione n. 455/2021: la fine dell’accreditamento dei conservatori per la PA.

MODALITA’ DI PARTECIPAZIONE

Il corso può essere fruito in modalità on-line in diretta oppure può essere acquistato anche per la fruizione in differita della registrazione: la scelta della modalità di fruizione deve essere indicata sulla scheda di iscrizione e può essere modificata tramite comunicazione alla Segreteria Organizzativa fino a 7 giorni prima del corso.

CREDENZIALI DI ACCESSO E LINK DEL CORSO

Due giorni prima della diretta verranno inviate ai nuovi partecipanti le credenziali per accedere all’Area Riservata CALDARINIeassociati dove verrà inserito il link del corso: chi ha già partecipato ad altri nostri corsi possiede già le credenziali e troverà il corso visibile nella propria “dashboard”.

STRUMENTAZIONE NECESSARIA

Il corso è fruibile da PC o tablet, è consigliata la webcam ma non è indispensabile; per poter porre domande oralmente occorre il microfono, altrimenti si potranno fare domande tramite chat.

REQUISITI TECNICI PER CONNESSIONE INTERNET

Si consiglia di avere una connessione internet “stabile”.
I requisiti minimi di sistema per poter accedere al corso on-line sono i seguenti:

• Browser: Chrome, Firefox, Edge, Safari
• Sistema operativo: Windows 7 o superiori, MacOS 10.9 o superiori

In caso di assenza il giorno del corso è possibile, a seguito di richiesta (tramite mail a segreteria@caldarinieassociati.it prima della diretta), lo spostamento alla fruizione del corso registrato in differita, con possibilità di visione per 90 giorni.

Sono previste CONDIZIONI AGEVOLATE per le iscrizioni di minimo 2 partecipanti per Ente; contattare la segreteria organizzativa tel 0522.337678 o segreteria@caldarinieassociati.it

Gli importi si intendono + iva 22 %; se la fattura è intestata ad Ente pubblico, la quota è esente iva ai sensi dell’art. 10, DPR 633/72 e successive  modificazioni e all’importo si somma la rivalsa di 2 euro della marca da bollo. 

MODALITÀ DI PAGAMENTO

Ente pubblico – il pagamento dovrà avvenire entro 30 giorni e copia di Determina o Buono ordine o altro impegno dovrà essere trasmessa prima del corso alla segreteria organizzativa.

Azienda privata o persona fisica che partecipa al corso a titolo personale – il pagamento dovrà avvenire prima del corso e copia della ricevuta del bonifico dovrà essere trasmessa alla segreteria organizzativa.

Note per sconti e promozioni

1. ABBONAMENTO CORSI: sono previste condizioni agevolate per le iscrizioni multiple, contattare la segreteria organizzativa tramite tel. 0522.337678 o e-mail a segreteria@caldarinieassociati.it; per Abbonamenti sottoscritti prima del 1/04/20, 1 ingresso corrisponde ad 1 partecipante.
2. La registrazione, per chi sceglie il corso in differita, è fruibile previa attivazione del corso, dal terzo giorno successivo alla diretta. (In caso di problematiche audio e video durante la diretta, che ne limitano la qualità, il corso in differita non potrà essere acquistato).
3. La stessa quota è valida per tutti gli altri Enti diversi dai Comuni con un numero di dipendenti assunti minore di 20.
4. Iscrizioni multiple: sono previste condizioni agevolate per le iscrizioni di minimo due partecipanti per Ente; contattare la segreteria organizzativa tramite tel. 0522.337678 o e-mail a segreteria@caldarinieassociati.it
5. Pacchetto Speciale Differita: prevede l’accesso al corso online in differita di un numero massimo di 100 dipendenti dell’Ente per un massimo di 90 giorni alla quota complessiva indicata.

Segreteria organizzativa
tel 0522.337678
e-mail segreteria@caldarinieassociati.it